Ergänzen Sie die folgende Vorlage und passen Sie sie an ihre Bedürfnisse an.

Die Richtlinie Email beschreibt, wie Email im Unternehmen eingesetzt werden soll.

Email umfasst alle Mails, die für das Unternehmen geschrieben werden und/oder mit einem Unternehmenskonto verarbeitet werden.

• Private und geschäftliche Emails sind strikte zu trennen.

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• Sind sie sich bewusst, dass Email generell nicht besonders sicher ist? Ein Email wird im Klartext übermittelt.
• Die Lebensdauer von Emails ist sehr lang. Was heute nicht kritisch ist, kann nach ein paar Jahren plötzlich kritisch werden. Entsprechende ist generell Vorsicht geboten.

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• Sensible Daten sind, wo immer möglich, nicht per Mail zu verschicken.
• Falls Email notwendig, ist sollten Verschlüsselungen genutzt werden. In erster Linie bieten sich die beiden Verfahren S/MIME und OpenPGP an.
• Passwörter sollten nicht per Email verschickt werden. Ein Instant-Messenger oder SMS ist besser dafür geeignet.

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• Freundlichkeit ist in Emails generell wichtig. Schwierige Punkte sollten besser per Telefon besprochen werden.
• Abwesenheiten und Stellvertretungen sind in einem Auto-Responder bekannt zu geben.
• Reply-All ist generell restriktiv zu verwenden. Müssen wirklich alle Empfänger das eine Mail erhalten?

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• Für Newsletter braucht es ein explizites opt-in des Empfängers. Die Einwilligung ist aufzubewahren, da eine Nachweispflicht besteht. Entsprechend empfiehlt es sich spezielle Systeme zu verwenden, die das sicherstellen.
• Jeder Empfänger hat ein Widerrufsrecht (opt-out).

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• Jedes Mail sollte eine persönliche Signatur haben.
• In Deutschland muss zudem enthalten sein: Firmenname, Niederlassung, Registergericht und Gesellschaftsverantwortliche

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• Jedes allgemeine Mailkonti hat einen primär Verantwortlichen.
• Die gesendeten Mails müssen ebenfalls persönlich signiert werden.

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