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DSGVO Schritt für Schritt implementieren / beta
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Term

Richtlinie Email

Vorlage

Ergänzen Sie die folgende Vorlage und passen Sie sie an ihre Bedürfnisse an.
Title: Richtlinie Email Author: Max Muster
Geltungsbereich: Version: 1.0
Genehmigung: Datum: 01.01.2020

Ziele

Die Richtlinie Email beschreibt, wie Email im Unternehmen eingesetzt werden soll.

Abgrenzung

Was umfasst Email?

Email umfasst alle Mails, die für das Unternehmen geschrieben werden und/oder mit einem Unternehmenskonto verarbeitet werden.

Umsetzung

Private Emails?

  • Private und geschäftliche Emails sind strikte zu trennen.

Sicherheit?

  • Sind sie sich bewusst, dass Email generell nicht besonders sicher ist? Ein Email wird im Klartext übermittelt.
  • Die Lebensdauer von Emails ist sehr lang. Was heute nicht kritisch ist, kann nach ein paar Jahren plötzlich kritisch werden. Entsprechende ist generell Vorsicht geboten.

Sensible Daten?

  • Sensible Daten sind, wo immer möglich, nicht per Mail zu verschicken.
  • Falls Email notwendig, ist sollten Verschlüsselungen genutzt werden. In erster Linie bieten sich die beiden Verfahren S/MIME und OpenPGP an.
  • Passwörter sollten nicht per Email verschickt werden. Ein Instant-Messenger oder SMS ist besser dafür geeignet.

Etikette?

  • Freundlichkeit ist in Emails generell wichtig. Schwierige Punkte sollten besser per Telefon besprochen werden.
  • Abwesenheiten und Stellvertretungen sind in einem Auto-Responder bekannt zu geben.
  • Reply-All ist generell restriktiv zu verwenden. Müssen wirklich alle Empfänger das eine Mail erhalten?

Newsletter & Spam?

  • Für Newsletter braucht es ein explizites opt-in des Empfängers. Die Einwilligung ist aufzubewahren, da eine Nachweispflicht besteht. Entsprechend empfiehlt es sich spezielle Systeme zu verwenden, die das sicherstellen.
  • Jeder Empfänger hat ein Widerrufsrecht (opt-out).

Signatur?

  • Jedes Mail sollte eine persönliche Signatur haben.
  • In Deutschland muss zudem enthalten sein: Firmenname, Niederlassung, Registergericht und Gesellschaftsverantwortliche

Allgemeine Mailkonti wie admin@somewhere.com?

  • Jedes allgemeine Mailkonti hat einen primär Verantwortlichen.
  • Die gesendeten Mails müssen ebenfalls persönlich signiert werden.


2020-10-30 20:25:56
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